Désigner un responsable : ce que le document doit contenir

Pourquoi un document écrit, et pas simplement un accord ?

Pour trois raisons, dont deux protègent la personne désignée plutôt que l'entreprise.

Il rend la désignation opposable. Lors d'une visite d'entreprise, la question « qui est votre responsable sécurité laser » appelle une réponse documentée. Un nom donné oralement se discute, un document daté non.

Il fixe les moyens. C'est le point que les personnes désignées sous-estiment le plus. Sans écrit, la fonction s'exerce sur du temps qu'on n'a pas et un budget qui n'existe pas. Le document est le moment où l'employeur s'engage.

Il survit aux personnes. Le successeur reprend une fonction dont le contour est écrit, plutôt qu'une habitude dont plus personne ne connaît l'étendue.

Quels sont les cinq éléments à porter ?

1 · Le périmètre. Quelles installations, quels sites, quels procédés. Une entreprise multi-sites doit dire explicitement si la désignation couvre tout ou seulement un site. Le flou ici se paie plus tard.

2 · Les missions. Une liste courte suffit : tenir l'inventaire des installations, mener les analyses de risque, rédiger et maintenir le concept de sécurité, justifier le choix des protections, instruire les personnes exposées, contrôler périodiquement les dispositifs, être consulté avant toute acquisition ou modification.

3 · Les moyens. Le temps accordé, exprimé en jours par an et non en intentions. Le budget de formation. L'accès aux documents techniques et aux fournisseurs. Le droit de solliciter un appui externe.

4 · L'autorité. Le pouvoir d'interrompre une exploitation qu'il juge non conforme, et à qui il rend compte. C'est l'élément le plus souvent absent et le plus déterminant.

5 · La date et les signatures. Celle de l'employeur et celle de la personne désignée. Un document non contresigné ne prouve pas que la personne a accepté la fonction.

Qui peut être désigné, et qui ne devrait pas l'être ?

La fonction suppose deux choses : connaître les installations et être présent là où elles tournent. Le reste s'apprend.

Fonctionnent bien : un chef d'atelier, un technicien de maintenance expérimenté, un responsable de production, un ingénieur procédés, un responsable QSE qui descend réellement à l'atelier.

Posent problème : une personne qui ne va jamais sur le terrain, un profil purement administratif sans culture technique, et surtout un apprenti ou un stagiaire, dont le départ emporterait la fonction et qui n'a ni l'ancienneté ni le poids pour arrêter une production.

Le sujet est développé dans notre article sur le rôle, qui détaille les missions et la charge réelle.

Que se passe-t-il si la personne désignée n'est pas formée ?

L'exigence n'est pas remplie, et la situation est plus mauvaise que s'il n'y avait eu aucune désignation.

La Suva demande une personne désignée et formée. Beaucoup d'entreprises ont coché la première moitié de la phrase : un nom existe, aucune attestation ne le soutient. Lors d'une visite, c'est la première chose demandée.

Pour la personne concernée, l'effet est direct. Elle porte une responsabilité fonctionnelle sans disposer des moyens de l'exercer, et elle ne peut pas défendre ses choix puisqu'elle n'a pas la méthode pour les construire. C'est pourquoi l'ordre correct est : désigner, former, puis demander les livrables. Pas l'inverse.

Questions fréquentes